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オンラインイベントをやってみよう！＠ライブ配信HACK 後半

2021.10.29

#イベント

オンラインイベントを開催してみたいけど、やったことがないので不安…。
そんな方にオススメしたいのが、この「オンラインイベントをやってみよう！」シリーズ。
第1回目はライブ配信HACK編です。
前半の記事では「STEP1 準備」～「STEP3 イベント事前準備」までご紹介しました。
→ オンラインイベントをやってみよう！＠ライブ配信HACK 前半

後半は「STEP4 イベント」～「STEP5 アフターフォロー」まで一気にお届け！

【STEP4　イベント】

内容：開場／イベント進行

イベントの開場時間になれば参加者が続々と入ってきます。参加者の誰が来たかを確認するのはイベント後でも特に問題はないので、心と時間に余裕がなければ後回しでOK。イベントが始まったら、参加者たちの反応を見ながら進めていきましょう。

いよいよイベントがスタート。参加者が集まればトラブルも増えるものです。そこで、イベント進行中によくあるトラブルとその対象法を教えてもらいました！

★HACK★

①集合時間に集まらない！
T「イベント開始から5～10分くらい遅れてくる人はざらにいます。待ってあげたい心境ですが、そうすると早く来ている人がイライラしてしまうので、ぼくは待ち時間を5分に設定しています。

ただし、待ち時間のあいだに『まだ来ていない人がいるので待ちましょう』と言ってしまうと、定時に来ている人が損する気分になるのでNG。解決方法としては、待ちの5分間をアイスブレイクタイムにすることです。」

②招待URLが届いていない！　入室できない！
T「このトラブルは本当によくあるので、事前に対策を練っておくといいです。招待メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダに入っていることがよくあるので、返答文言を用意しておくとスムーズです。

また、入室できないというトラブルは、こちら側のミスの可能性もあります。例えば、送付したURLが途中で切れている、間違ったURLを送っている、開催日時を間違って設定していた、など。お気をつけて！」

▼ここからは、イベントのときに役立つ小さなHACKを一気にご紹介

・イベント中は一方的に喋るのではなく参加者にも話しかけ、双方向のコミュニケーションを。
・参加者に話しかけるときは、パソコンのカメラを見ましょう。
・WEB会議システムにZoomを使う場合、画面に自分の顔が映らない設定ができます。自分の顔が視界に入ると気になって集中できない方はオフに。
・「あの」「えっと」「なんか」といった口癖は、自分が思う以上に頻発していることがあるので気をつけて。
・男性の場合、普段マスクをしているせいか、髭を剃り忘れていることが…。
・イベントの時間が伸びてしまうのは避けたいですが、早めに終わるぶんにはOK。少し余った時間は、参加者との交流時間にしても〇。

【STEP５　イベント後】

内容：アンケート／アフターフォロー

イベントが終わったら、成長につなげるためにもアンケートを取りましょう。また参加者へのお礼メールは忘れずに。

★HACK★

①アンケートのポイント
T「アンケートは1～3分くらいで終わるボリュームにまとめましょう。感想の欄は、“該当するものに☑”といったチェックボックス式ではなく記述式のほうが価値あるものが返ってくると思います。

なお、匿名式のほうが率直な意見をもらえます。また質問項目で次は何をやりたいか、何を学びたいかを聞くのもオススメ。」

②お礼メールのポイント
T「お礼のメールは、参加人数が少なければ個別で送りましょう。その際、同じ文面じゃなく、人により内容を変えると読んでもらいやすいです。例えば、イベント中にその人がしていた発言を拾い、こんなふうに思ったなどの感想です。またSTEP2でもお伝えした資料のプレゼントですが、このタイミングでお送りするのも効果的です。」

以上、「オンラインイベントをやってみよう！＠ライブ配信HACK編」でした。

高島さんいわく、どんなに頑張ってイベントの準備をしていても、何かしらトラブルは起きるそうなので、トラブルはある前提で準備にかかることが大事だとか。
またコミュニティマネージャーは、スタートアップにまつわるイベントによく参加しています。日頃からの情報収集がHACKを生む秘訣かもしれません。

※「オンラインイベントをやってみよう！」第２回目は交流会編を予定しています。