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ヨムリエ

オンラインイベントをやってみよう! @交流会HACK

オンラインイベントをやってみよう!シリーズ第2回目は、「人脈づくり」や「仲間づくり」に欠かせない交流会編です。
交流がメインのイベントは、主催者側が一方的に進行する「セミナー」や「説明会」とはまた違った難しさがあります。
初対面同士が集うなかどう場を盛り上げていくか?
どんなトラブルがよくあり、どんな改善方法や注意点があるのか?
このようなオンライン交流会ならではのHACKをご紹介していきます!

教えてくれたのはコミュニティマネージャーの高見さん

年間300本以上のイベントを開催する、某起業支援施設のイベントチームを引っ張るリーダー。コロナ禍よりずっと前からイベントを担当していることから、オン・オフラインどちらのイベントも経験豊富!

交流会は、参加者同士の交流状態を随時チェックしていなければいけません。台本通りに進まない難しさがあるので、オンラインイベント初心者にはややハードルが高いかも!?
そこで今回は「初心者でも開催しやすい」を重視し、参加人数の上限を4人と仮定してお話しをうかがいました。

高見さん(以下T)「交流会は、みんなが楽しく、活発的に交流できることが大事です。そのためには参加者ひとりひとりに目を配らせる必要があります。たとえば、独断場のようによく喋る人、やたらと人の意見を否定する人、喋るのが苦手な人。そんな参加者たちをうまくハンドリングしていくのがホストの役目です。1人で大人数を見るのは難しいので、最初は少人数から始めるといいと思います。回数を重ねながら徐々に参加人数やコンテンツを増やしていきましょう。」

※今回ご紹介するHACKは、参加者の人数を4人に想定していますが、人数がもっと多い場合でも役立つ内容です。また、大人数で交流会をやる際の注意点も教えてもらったので、挑戦したい方は最後までお見逃しなく!

【オンライン交流会4つのステップ】

イベントの流れは、4つのステップでご紹介します。イベントの準備、参加者集め、イベント事前準備については、ライブ配信編(前半)の「STEP1~STEP3」をご参照ください。

ライブ配信編の「STEP2参加者を集めよう」でちょっと補足!
T「交流会の場合、イベントの告知文に“交流会のルール”を記載しておくといいです。たとえば『営業・勧誘行為はやめてください』といったもの。またルールにはNG行為だけでなく『飲食しながらOK!』『お酒飲みながらOK!』といったOKなことも入れましょう。こういったOKルールに遊び要素を入れると盛り上がりますし、交流会に個性が出ます。」

【STEP1 開場】

イベントの開場時間になると、参加者が入ってきます。開始時間がくるまでのあいだは参加者たちと雑談し、場の雰囲気を温めていきましょう!

★HACK★
①開場入りしたら声をかけて
T「参加者が入ってきたら、その人の名前を呼んであげましょう。この一声から得られるものが、実はたくさんあるんです。多くの人は、最初は様子をうかがい画面をオフにしていますが、声をかけることでオンにしてくれます。また声をかけた際の返事が小さいようであれば、マイクの音量をもう少し上げてほしいと伝える。開場時間中に通信環境やカメラ、マイクの環境を整える、と考えてください。」

【STEP2 アイスブレイク】

いよいよ交流会がスタート。しかし、開始早々に場の空気はできあがっていないもの。いきなり本題に入らず、まずはアイスブレイクの時間を設けて参加者の緊張をほぐしていきましょう。

★HACK★
①アイスブレイクで自己紹介を!
T「ネットでアイスブレイクと検索すると、いろいろなやり方が出てきます。面白いと思ったものを取り入れてほしいのですが、まずは自己紹介をオススメします。自己紹介をすることでお互いを知り、話しがふくらみやすくなるからです。ただし、好き勝手に話されるとまとまりがないので、ホストが自己紹介のテーマを決めてください。テーマは、交流会の趣旨と合うような内容にしてくださいね。たとえば交流会のテーマが『起業仲間をつくる会』だとしたら、自分の状況(起業準備を始めて3ヶ月目、副業から起業を目指している、など)や専門分野などを1分以内に話してもらう、といったように。」

②自己紹介はテンポよく
T「交流会が始まったばかりのときはみんな遠慮しがちで、『最初は自分が話します!』『次はわたしが話します!』と自ら進んで手を挙げる人は少ないです。自己紹介をテンポよく進めるには、ホストが喋る人を指名してあげるとスムーズです。」

【STEP3 交流タイム】

交流会は、ホストが話題を提示し、参加者同士で和気あいあいと親睦を深めていくのが理想的。そのためにはどのようなテクニックがあるのか、経験から導き出した小技を教えてもらいました!

★HACK★
①話しやすいテーマ、困ったときのテーマを決めておく
T「あらかじめ交流会の趣旨に沿ったテーマを考えておきましょう。注意点として、話しやすいテーマにすること。また予備として、時間が余ったとき用、ぜんぜん盛り上がらなかったときのすり替えテーマも用意しておく安心です。」

②意外と大事な“話す順番”
T「次に誰が話すかで、まごつく時間が生まれてしまいます。テーマを発表したら、『名前順でお願いします!』と決めてしまうのも手です。」

③時間を意識しよう
T「交流会はみんなで盛り上がることが大事です。1つのテーマにつき1人1分で話しましょうと伝えても、喋りすぎる人がいます。残り時間を表示させるタイマーアプリを導入することも可能ですが、個人的にはそこまでしなくてもいいかなと思います。喋りすぎてしまう人には、“そろそろ時間が…”という表情をつくることで察してもらえる場合もあります。それが伝わらなければ、角が立たないように時間が過ぎていることを言いましょう。」

④Zoomの機能を活用
T「Zoomにはチャット機能や投票機能があるのでぜひ利用しましょう。しかし、これらの機能に慣れていない人もいるので、最初に使うときは練習をかねて使うといいです。たとえば、『交流会に参加したことはありますか?』といったイエス・ノーで答えられる簡単な質問をチャットで投げかける。これに返事をしてもらい、使い慣れてもらうという流れです。」

【STEP4 アフターフォロー】

ライブ配信編と同じく、イベント後にはアンケートを取りましょう。また、交流会ならではのアフターフォローとしてマッチングがあります。

★HACK★
①マッチングについて
T「交流会のあとに『あの人と連絡を取りたいからつなげて欲しい』というリクエストが出てきます。このときはホストが仲介役となり、まずは相手に連絡先を教えていいか確認すること。勝手に教えてしまうとトラブルになりかねないので注意。」

ここからは応用編!

オンライン交流会を大人数でやるときのHACKをご紹介します。

★HACK★
①グループの最適人数とは?
T「大人数で交流会をするときは、グループ分けは必須です。たとえば参加者10人で開催する場合、5:5または3:3:4などに振り分ける。グループの人数はマックス5人ぐらいで。」

②グループの振り分け方
T「グループの振り分け方はいろいろあります。たとえば、専門分野が似ている者同士、この人とこの人は気が合いそうという勘からくるもの。後者の場合は、「STEP1 開場」でお伝えした“参加者に声をかけて雑談する”場面からでも推測できます。ちょっと話すだけでも参加者の雰囲気は分かるので、雑談にも気を配ることをお忘れなく。また、これまでの経験から、グループ全員が男性だとあまり喋らない傾向になり、グループ全員が女性だと盛り上がりすぎるといったケースがあるので、男女のバランスをうまくミックスするといいと思います。」

③グループ分けに失敗したら…
T「バランスよくグループ分けしたと思っていても、いまいち盛り上がらないことや、チャットから『このグループ嫌です』とクレームがくることもあります。こんなときは早めにグループを元に戻し、シャッフルしてください。」

④進行の注意点
T「交流会が大人数であればあるほどグループ分けの部屋は増えます。3部屋になると、交流会初心者ではない我々でも厳しいもの。各グループの部屋を行き来し、雰囲気や進行状況をチェックする。これを1人でこなすのは難しいので、大人数でやりたいときは助っ人を用意しましょう。」

以上、「オンラインイベントをやってみよう!@交流会HACK編」でした。
高見さんいわく、「交流会の難易度はオンラインの方が高い」そうです。オフラインの場合は全体を見渡せ、気になった参加者のところへすぐに行けますが、オンラインだと話しに入りこむタイミングが必要。またオフラインの場合、合わない人がいれば参加者の意思で離れることができますが、オンラインだとそれがしにくいというのも難点。交流会の攻略ポイントは“参加者をよく見てフォローする”ことかもしれません。

※「オンラインイベントをやってみよう!」第3回目はイベントスペース活用編を予定しています

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