the magazine for startups

ヨムリエ

オンラインイベントをやってみよう! @ライブ配信HACK 前半

オンラインイベントは、配信用のパソコン1台あれば開催できます。
費用面からしてみても気軽に始められるので、商品・サービスの説明会、資格や得意分野があればセミナー、社内・仲間内での勉強会などに活用していきたいもの。
この「オンラインイベントをやってみよう!」シリーズでは、初心者でも挑戦しやすいように効率よく進めるHACKをご紹介していきます。第1回目はライブ配信HACK編!

教えてくれたのはコミュニティマネージャーの高島さん
年間300本以上のイベントを開催する、某起業支援施設のイベントチームに所属。

コロナウイルス感染症予防にともない、施設のイベントもオフラインからオンラインへとシフトしました。切り替え当初はなかなか正解が見えず、手探りのなかイベントを開催していましたが、ニューノーマル時代に慣れてきたいまは、オンラインイベントの準備・進行もずいぶん効率化されました。そこで習得したHACKを5つのステップに沿ってお伝えしていきます。
前半では「準備」~「イベント事前準備」まで。それではさっそくスタート!

【STEP1 準備】
内容:パソコン/配信場所・ヘルプの確保

オンラインイベントは、基本的にパソコン1台あればできます。ただし、イベント中のトラブルにも対応できるよう、当日にヘルプしてくれる人を見つけておくと◎。自宅で配信できない場合は、会議室などの場所を確保して。

★HACK★

①回線の速度をチェックしておこう!
高島さん(以降T)「配信中に画面がフリーズしたり、頻繁に映像・音声が途切れたりというトラブルは、参加者の満足度が下がるもの。参加者の離脱を防ぐためにもブラウザの速度チェックは必須です。回線速度は部屋の位置や時間帯でも変わるので、事前に最適な場所を見つけておきましょう。なお、回線速度は夜7時以降が遅くなりがち。」

②ヘルプを見つけよう!
T「オンラインイベントは基本的に1人でも可能ですが、慣れないうちは当日ヘルプしてくれる人がいると本当に助かります。イベントに遅れてきた参加者へのフォロー、WEB会議システムの操作方法に対する質問など、ヘルプの人にお任せできると安心です。」

【STEP2 参加者を集めよう!】
内容:イベント告知/参加者の管理

イベントの参加者を集めるため、魅力的な案内文を作成しましょう。完成したらHPやSNS、メールなどを活用してイベントの告知を。また、イベントの日時変更などがあった際に連絡が取れるよう、参加者への連絡手段は管理して。

★HACK★

①告知文のケアレスミスにご注意を!
T「基礎中の基礎のようなことですが、イベントの曜日が違うなど、ケアレスミスはよくあります。誤字が目立つとイベントの信用性も疑われてしまうので、案内文を作成したら誰かに読んでもらうことをオススメします。」

②イベントの告知は1ヵ月前を目安に
T「『1週間後に開催します!』といった、急すぎる案内では参加者も予定を合わせにくいもの。とはいえ『3ヶ月後に開催します!』となれば、忘れられてしまいます。イベントの告知は、開催1ヶ月前くらいが丁度いいかなと思います。」

③案内文にマストの文言はコレ
T「イベントの時間が押してしまったり、時間がなくて8割しか伝えられなかったり、早く終わってしまったり。このような小さな変更は、けっこうあるものです。クレームを防ぐためにも“※イベント内容及びスケジュールは、一部変更となる可能性がございます。予めご了承ください。”と一言入れておくと◎。」

④資料プレゼント戦法
T「当チームでは、これまでいくつものイベント告知文を書いてきました。そのなかで反応が良いと感じたのは“資料のプレゼント”です。事前に資料を公開することでイベントへの期待値も上がりますし、イベント後に資料をお送りする場合もアフターフォローにつながります。」

↑ツクリエが運営するインキュベーション施設には、お知らせができる掲示板のようなスペースがあります。施設利用者の目にとまりやすいので、コミュニティマネージャーと相談の上、イベント告知の場としてご活用ください。(写真の施設はOgyaa’s御池

【STEP3 イベント事前準備】
内容:URLの準備・送付/イベント資料作成/練習

イベントで使うWEB会議システムは熟知しておきましょう。また、イベント前までに招待URLを用意し、参加者へ送付。イベントで使う資料を作成したら、時間内に説明できるように練習を。
質疑応答の時間を設ける場合は、予測される質問と答えを用意しておきましょう。

★HACK★

①招待URLを送付する際につけ足したいこと
T「WEB会議システムに不慣れな人も多いです。当日の問い合わせを減らすためにも、そしてストレスなく使ってもらうためにも、招待URL送付の際にマニュアルのリンクを貼ってあげると親切です。」

②スライド作成のポイント
T「オンラインイベントをスマートフォンで観ている方も多いです。パソコンと違い画面が小さいことを考慮し、スライドに入れる文字はなるべく大きく、文量は少なめにしましょう。」

③リハーサルは必須!
T「イベントをやるとなれば、みなさん時間内に終わるよう練習すると思います。その際は、イベント時の雑談を考慮し、普段の会話も含めてパソコンに向かって話すという練習がオススメ。」

以上、ここまでが前半でした。
後半ではいよいよイベント編になります!

→ オンラインイベントをやってみよう!@ライブ配信HACK 後半

ARCHIVE